Hoe je met een planningstool medewerkers slimmer en efficiënter inzet.

Naarmate je bedrijf groeit wordt de planning steeds complexer en gevoeliger voor fouten. Het gevaar is dat deze neventaken zo tijdrovend worden dat je de focus op de kerntaken verliest, namelijk het verbeteren van je dienst en groeien van het bedrijf. Door slimme software op maat is het mogelijk om de planning voor het overgrote deel te automatiseren en bovendien te optimaliseren. Zo win je de controle terug over de kwaliteit en groei van je bedrijf. 

Planningsoftware

Er zijn veel verschillende aspecten die samenkomen in de planning, zoals projecten, activiteiten, doorlooptijd en capaciteit. Daarnaast heb je verschillende resources van meerdere afdelingen met andere functies en competenties. Dit alles maakt het opstellen van de resource planning bijzonder complex. Hoogstwaarschijnlijk maak je daarom al gebruik van bepaalde software of een digitale Saas-tool. Deze software vergemakkelijkt het opstellen van een rooster of een overzicht van gewerkte uren. Toch is het voor bedrijven met specifieke werkwijzes en meerdere bedrijfsprocessen vaak onmogelijk om met standaardprogramma’s alles samen te brengen. 

Wij hebben ervaren dat niks beter aansluit bij het bedrijfsproces dan op maat gemaakte resource planningssoftware. Door het gehele proces en alle variabelen en stakeholders in kaart te brengen kunnen wij een digitale omgeving inrichten waarin alles samenkomt. Zo voer je niets meer handmatig in en gebeuren veel handelingen automatisch. Alle data is in een oogopslag beschikbaar en de planning is in een handomdraai gekoppeld aan relevante ondersteunende systemen, zoals bijvoorbeeld de financiële administratie.

Praktijk

Wij hebben bijvoorbeeld een planningstool gemaakt voor een PR-bedrijf. Zij benaderden ons met de vraag om realtime inzicht te krijgen van de capaciteit van hun resources. Dit was alleen mogelijk door extensief inzicht te krijgen in alle variabelen en stakeholders die invloed hebben op de planning. Aan de hand van deze specifieke aspecten hebben we een platform ingericht voor de gehele resourceplanning. 

Database

In de PR zijn er veel verschillende rollen, met elk verschillende eigenschappen. In een uitgebreide database hebben we het mogelijk gemaakt om oneindig veel verschillende rollen aan te maken. Deze zijn te onderscheiden op basis van functie, niveau en specialisaties en op basis daarvan krijgt elke rol een specifieke uurprijs.

Tijdlijn

In een tijdslijn is automatisch zichtbaar welke periode specifieke rollen bij een project betrokken zijn. Daardoor ontstaat er een overzicht van de werklast, capaciteit en beschikbaarheid. Om het nog overzichtelijk te maken is het mogelijk om de planning en de projecten te filteren op basis van specifieke criteria. Door middel van kleurgebruik hebben we het mogelijk gemaakt om in één oogopslag te zien of de projecten nog binnen het budget zitten.

Projecten

Alle projecten krijgen een speciale overzichtspagina waarin belangrijke informatie staat. Omdat klanten meerdere projecten hebben lopen, biedt de software de mogelijkheid om voor elke klant een eigen profiel op te stellen. Hier staan alle nodige contactgegevens en een totaal kostenoverzicht.

Financien

Omdat alle data in een omgeving beschikbaar is, is het heel gemakkelijk de informatie te koppelen aan andere bedrijfsprocessen. Met de gegevens uit de resourceplanning is het mogelijk om voor de klant mogelijk in een handomdraai een factuur op te stellen. Ook kunnen er automatisch loonstroken worden gegenereerd


Dit is een schoolvoorbeeld van hoe software op maat de complexe planning eenvoudiger maakt. Hiermee bespaar je een hoop kostbare uren van de HR en administratieve medewerkers. Deze digitale transformatie is niet onopgemerkt gebleven. Inmiddels zijn we bezig met het uitrollen van deze planningssoftware bij alle vestigingen in Europe Middle East en Asia.

BLOG

Meer weten over de laatste trends op het gebied van software development?

Laten we (digitaal) een kopje koffie drinken!

Benieuwd wat er mogelijk is of wil je gewoon even sparren? Als IT Accelerator kunnen we je snel een stap verder helpen. Via onderstaande tool kun je direct een videocall inplannen voor een korte kennismaking.

THE PEOPLE BEHIND THE STORIES