Staat de software in jouw bedrijf op omvallen? 5 tips voor het vervangen
Software upgraden blijft een dure en grote stap voor elk bedrijf. Toch is het geen reden om het niet te doen. Met de razendsnelle ontwikkelingen in technologie, is snelle en efficiënte software onmisbaar. En mocht je denken dat je als bedrijf continu kunt blijven verbeteren en innoveren zonder investering in meegroeiende software, dan heb je het mis. Dus staat jouw software op omvallen? Dan geven we je hierbij 5 tips voor het vervangen ervan!
Ga het gesprek aan met Koen!
De softwarebehoeftes van je bedrijf kunnen om veel verschillende redenen zijn veranderd. Je hoeft dan ook niet te wachten met vervangen tot de software bijna leidt tot de ondergang van je bedrijf. Als je software traag werkt, vaak bugs heeft, uitvalt of simpelweg niet meer kan leveren wat er wordt verwacht, is het tijd. Naast het verhelpen van de genoemde problemen, behaal je met nieuwe software nog veel meer voordelen: zo bespaar je kosten door taken te automatiseren, verhoog je de efficiency en productiviteit van medewerkers, verbeter je het bedrijfsproces en de communicatie met klanten, leveranciers en partners. Maar hoe vervang je de software van jouw bedrijf en behaal je het beste resultaat?
Tip 1: Documenteer je bedrijfsproces
Voordat je een keuze maakt over de verandering van de software, wil je als bedrijf een duidelijk beeld van je bedrijfsproces hebben. Met een grondige analyse en helder overzicht van je bedrijfsproces, heb je ook een duidelijk beeld van de probleempunten die door software kunnen worden verbeterd. Welke taken moeten worden geautomatiseerd? Uit welke soorten software haal je het meeste voordeel voor jouw bedrijf? Door het analyseren van het bedrijfsproces, weet je aan welk soort software jouw bedrijf behoefte heeft, voor het beste resultaat.
Tip 2: Maak een lijst van de benodigdheden
Het lijkt zo vanzelfsprekend, toch wordt het vaak vergeten: een lijstje van pro’s en cons. Zorg dat je, op basis van je bedrijfsproces, duidelijk de ‘must have’ behoeften van de software op een rijtje hebt. Op basis van deze softwarebehoeftes kan je de keuze maken voor de juiste softwaresoort: standaard of maatwerk. Standaard softwarepakketten zijn vaak een veilige keus omdat ze veel worden gebruikt, dus goed worden onderhouden. Het probleem is echter vaak dat deze niet feilloos aansluiten bij jouw specifieke bedrijfsproces. Bij maatwerk software ben je er wel van verzekerd dat deze aansluit op de behoeftes van jouw bedrijf, maar dit kost meer tijd in zowel productie als onderhoud. Door van tevoren de voor- en nadelen tegenover elkaar te leggen, voorkom je achteraf met de verkeerde software te zitten.
Tip 3: Houd rekening met de kosten
Naast bovengenoemde voor- en nadelen van de verschillende soorten software, blijft in een bedrijf altijd één ding centraal: de kosten. Het vervangen van software gaat gepaard met kosten, daarom wil je ook deze van tevoren goed in kaart brengen. Een standaard softwarepakket is in de meeste gevallen goedkoper dan software op maat, maar dat zijn slechts de vaste kosten. Bij het vervangen van je software moet je ook rekening houden met de bijkomende supportkosten, toekomstige updates en de eventuele benodigde hardware. In dat geval kan software speciaal ontwikkeld voor jouw bedrijf goedkoper uitvallen, doordat deze bijvoorbeeld minder support, updates of nieuwe hardware zal vragen. Ook de kosten spelen dus een belangrijke rol in de juiste keuze voor het vervangen van software.
Tip 4: Koop de juiste licenties
Als je eenmaal de stap zet om je software in je bedrijf te vervangen, wil je ook dat je hier lang mee vooruit kan. Let dus goed op de licenties die je bij de software krijgt, zodat je verzekerd bent van authentieke software en bewijs van eigendom. Daarnaast wil je dat de licentie van je software aansluit op de softwarebehoeftes binnen je bedrijf. Zo zijn er licenties per device, per user of per site. Per device, de meest voorkomende licentie, kan op één device worden geïnstalleerd en gebruikt. Een licentie per user houdt in dat er meerdere users tegelijk van de software gebruik kunnen maken, tot een maximaal aantal users. De site license is de breedste en heeft vrijwel geen restricties per locatie. Zorg dus dat je goed kijkt naar de meest passende licentie voor de IT-behoeftes binnen jouw bedrijf.
Tip 5: Creëer een langetermijnstrategie
Creëer een langetermijnstrategie, waarbij de toekomstige technologische behoeftes van het bedrijf worden meegenomen. Denk hierbij aan verandering in klanten, personeel, producten en diensten. Je wilt dat je de software kan opschalen, evenredig aan de groei van jouw bedrijf. Ook mogelijke nieuwe technologische trends kunnen van invloed zijn op jouw software, dus moeten worden meegenomen in de langetermijnstrategie. Zoals eerder vermeld is het updaten van de software vaak een grote stap, dus wil je dit zo min mogelijk doen. Door zo goed mogelijk rekening te houden met eventuele veranderingen, kan je een volgende softwareverandering zo ver mogelijk in de toekomst houden.
Behoefte aan persoonlijk advies over de meest passende software voor jouw bedrijf? Volg dan onze Discovery Workshop. Jouw software volledig op maat laten maken door ervaren, professionele programmeurs? Bij SevenLab staan we voor je klaar. Stuur ons gerust een chat, bel, mail of kom langs op kantoor. De koffie staat klaar!
